ในฐานะที่เราเป็นผู้ประกอบการคนหนึ่ง เราต้องเผชิญกับปัญหาต่างๆนานานับไม่ถ้วน ยิ่งในยุคนี้มีสิ่งล่อตาล่อใจมากขึ้น ทำให้เราเบี่ยงเบนจากงานหลักๆของเราได้ง่ายซึ่งงานหลักนั้นอาจจะเป็นตัวกำหนดชีวิตในอนาคตข้างหน้าของเรา หรือบางครั้งเราเลือกทำสิ่งที่ไม่สำคัญก่อน เช่น ติดโซเชี่ยล แทนที่จะไปทำสิ่งที่สำคัญจริงๆ ก็พาลทำให้เราชีวิตพังเอาง่ายๆ ครั้งนี้เราจะมาศึกษาดูกันว่าวิธีบริหารเวลาให้เป็นฉบับมือโปรนั้น ทำกันยังไงบ้าง เพราะเวลาเป็นสิ่งมีค่า ชีวิตเราสั้นลงในทุกๆวัน หากเราไม่จัดการเวลา ณ ตอนนี้ อาจจะทำให้เราโดนเวลาจัดการแทนได้ 

 

 

บริหารเวลาให้กลายเป็นทักษะ 

    “สิ่งที่เราทำซ้ำๆเป็นประจำ จะกลายเป็นนิสัยติดตัวเราในที่สุด” วิธีที่เราจะเลิกนิสัยไม่ดีของตัวเองให้หายขาดนั้น คือการสร้างนิสัยใหม่ขึ้นมาและฝึกฝนบ่อยๆ ในที่สุดจะเกิดความเคยชิน กลายเป็นพฤติกรรมหรือนิสัยติดตัวเราในที่สุด  หากเดิมเราไม่ได้เป็นคนบริหารเวลาเป็น เราสามารถสร้างเซลล์สมองขึ้นใหม่ นั่นคือการบริหารเวลาเป็นนั่นเอง เป็นการนำความสุขและความรู้สึกมั่นคงมาสู่ชีวิตของเรา แต่ก่อนที่เราจะจัดการเวลาเป็น เราต้องรู้จักจัดเรียงสิ่งต่างๆให้เป็นระบบก่อน 

 

Step #1  ตั้งเป้าหมาย (Set Clear Goals)

   

       เริ่มแรกเราต้องตั้ง “เป้าหมาย”  เพื่อเป็นการรวมจุดโฟกัสเราให้เป็นหนึ่งเดียว ถ้าเราไม่รู้ปลายทางว่าเราจะไปทางไหน เราจะปล่อยปละละเลย หรือมัวชื่นชมระหว่างทางจนไม่รู้ว่าตัวเองต้องไปทางไหนกันแน่ สุดท้าย นอกจากจะไม่ประสบความสำเร็จแล้ว เรายังจะเสียเวลาและไม่ได้เรียนรู้อะไรจริงจังเลยด้วยซ้ำ  บางคนอาจเดาเองว่าตัวฉันรู้อยู่แล้วว่าต้องการอะไร ไม่จำเป็นต้องเขียนออกมาบนกระดาษหรอก จะคิดแบบนี้ก็ไม่ผิด แต่เชื่อเถอะว่าการเขียนความคิดที่เราต้องการจะไปถึงนั้น ออกมาบนกระดาษ ได้ผลลัพธ์แตกต่างอย่างคาดไม่ถึงกว่าการคิดเป้าหมายในหัวแน่นอน 

       ดังนั้น ตั้งเป้าหมายให้เคลียร์ ชัดเจน เขียนออกบนกระดาษว่าตัวเราต้องการอะไรในชีวิตและบอกรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงสำหรับตัวคุณ ไม่ต่ำหรือสูงกว่าศักยภาพเรามากไป และแต่ละคนไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน เช่น บางคนต้องการให้ร้านค้าออนไลน์เติบโตรวดเร็ว 5%/ปี ชี้วัดจากมีฐานลูกค้าในระบบ 2,000 คน แต่บางคนชอบให้ร้านค้าค่อยๆเติบโตทีละขั้น โดยเติบโตเพียง 2 % /ปี ไม่เน้นลูกค้าจำนวนมากแต่เน้นลูกค้าที่ซื่อสัตย์ต่อธุรกิจเราจริงๆ (Brand Royalty) เป้าหมายทั้ง 2 แบบไม่มีผิดถูก แล้วแต่ชีวิตใครชีวิตมัน (แต่หากผิดพลาดขึ้นมา อย่าลืมวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงและแก้ไขด้วยล่ะ) 

 

Step #2  หาเวลาจัดการเป้าหมายทันที (Get Organized)

 

          ถ้าขั้นแรก เรายังไม่ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและเคลียร์ อย่าคิดจะอ่านขั้นที่สอง เพราะเราจะไม่มีจุดอ้างอิงไว้คอยดึงเรา เราจะจ้องหาทางออกนอกลู่นอกทาง แต่หากเราตั้งเป้าหมายชัดเจนแล้วละก็ทักษะที่จำเป็นถัดมาคือ  เรียงลำดับความสำคัญเพื่อจัดการเป้าหมายให้เป็นจริงขึ้นมา ลองตั้งคำถามกับตัวเองว่า เป้าหมายที่เราตั้งนั้น เราจะแพลนมันให้เป็นเป้าหมายระยะสั้น, เป้าหมายระยะยาว อย่างไร ลองหั่นเป้าหมายที่เป็นภาพรวมใหญ่ๆออกมาแบบยิบย่อยแล้วดูว่า สิ่งที่เราจะทำเพื่อให้ไปถึงเป้าหมาย เราจะต้องทำงานอะไรบ้างใน 1 วัน 1 อาทิตย์ 1 เดือน ใช้เวลาฝึกฝนกี่ชั่วโมงต่อวัน ทีนี้พอเรามีเป้าหมายขนาดใหญ่ซึ่งเป็นแกนหลักของเราแล้ว ให้ตั้งงานที่จะทำในเวลาระยะสั้น-ยาว ให้ตั้งเวลา 1 วัน 1 อาทิตย์ 1 เดือน พอเราตั้งเวลาแบบนี้แล้วทำให้เราตื่นขึ้นมาตอนเช้าด้วยความรู้สึกแปลกใหม่ มีความหวัง มีแรงปรารถนาที่อยากจะทำเป้าหมายของตัวเองเพราะเราได้เขียนเป้าหมายออกมาเคลียร์ ชัดเจน เสมือนช่วยให้เรามีสัญญาผูกมัดกับเป้าหมายในแต่ละวัน และเป็นข้อบังคับให้เราเริ่มลงมือทำมันในแต่ละวัน แถมยังช่วยให้เราเรียงลำดับความสำคัญด้วยว่า อะไรควรทำตอนนี้ อะไรควรทำทีหลัง อะไรที่มันส่งผลต่ออนาคตข้างหน้าและอะไรควรทิ้งมันเสีย 

 

Step #3  เรียงลำดับความสำคัญ (Prioritizing Time) 

     ในปี 1994 นักเขียนชื่อดัง Stephen D. Covey ได้ออกหนังสือ 7 Habits of Highly Effective People ซึ่งมีตอนนึงของหนังสือบอกว่าการจัดการเวลานั้นมีแนวคิดต้นกำเนิดจาก Dwight D. Eisenhower งานหรือกิจกรรมต่างๆจะถูกแบ่งประเภทออกยิบย่อยเป็น 4 ส่วน (Four Quadrants) โดยอยู่บนพิื้นฐานปัจจัยหลักๆ คือ ความเร่งรีบของงาน (Urgency) และความสำคัญของงาน (Importance)

     ดังนั้นใน 1 วัน ความรับผิดชอบต่องานจะถูกแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆ จำแนกบนปัจจัยหลัก 2 อย่าง คือ “เร่งรีบ” และ “สำคัญ”
– Quadrant 1 เร่งรีบและสำคัญ : ถ้าเราเลื่อนเวลาออกไปแล้ว ย่อมมีผลเสียต่อชีวิตเราอย่างใหญ่หลวงแน่นอน อย่าให้เกิดงานในช่องนี้มากนัก เพราะเป็นสัญญาณเตือนเล็กๆว่าเรากำลังจัดการเวลาไม่มีประสิทธิภาพ
– Quadrant 2 ไม่เร่งรีบแต่สำคัญ : ถึงแม้ว่างานที่เราจะทำ ยังไม่เร่งด่วนตอนนี้มากนัก แต่ถือว่ากระทบในชีวิตอนาคตข้างหน้า ผู้ที่ประสบความสำเร็จมักมุ่งงานในช่องนี้ ซึ่งแม้จะไม่ได้ส่งผลให้เห็นทันทีทันใด แต่งานในช่องนี้จะสร้างมูลค่าและประโยชน์ให้แก่เราในอนาคต ถือว่าเป็นเป้าหมายระยะยาวที่เราต้องแบ่งเวลามาจัดการส่วนนี้ด้วย และหากปล่อยเวลาผ่านไปนานโดยเราไม่จัดการ มันจะกลายเป็นงานเร่งรีบในภายหลังได้
– Quadrant 3 เร่งรีบแต่ไม่สำคัญ : งานลักษณะนี้มักเป็นงานระหว่างวันที่เข้ามาแทรก เช่น เพื่อนร่วมงานเข้ามาให้งาน ลูกค้าโทรศัพท์เข้ามาหรืออีเมลที่ต้องตอบรายละเอียดต่างๆ หากให้คนอื่นเข้ามาทำงานแทนได้ ควรให้ทำทันทีเลย แต่หากไม่ได้ ให้รีบจัดการให้ด่วนที่สุด 
– Quadrant 4 ไม่เร่งรีบและไม่สำคัญ : หลีกเลี่ยงงานประเภทนี้ เพราะทำไปก็ไม่มีประโยชน์อันใดต่อชีวิต นำงานในช่องนี้ไปทำในช่วงเวลาจัดการทุกอย่างเรียบร้อยแล้วจริงๆดีกว่า หากมัวแต่เพลิดเพลินกับงานช่องนี้มาก เตรียมซับน้ำตากับชีวิตพังได้เลย

     วิธีจัดการเวลาอย่างประสิทธิภาพอีกวิธีหนึ่ง คือ ใช้เวลาอาทิตย์แรกของเดือน ลงมือจัดการหรือลงมือทำงานสำคัญๆที่ต้องทำ (Must do) อย่างจริงจัง  เมื่อถึงช่วงเวลาท้ายๆของอาทิตย์แรก เขียนงานที่จะต้องทำรองลงมา แล้วจำแนกประเภทให้แต่ละงานอีกครั้ง เช่น อยากจะใช้เวลาดูซีรีย์กี่ชั่วโมง (Quadrant 4) , ใช้เวลาฝึกฝนลงมือเป้าหมายระยะยาวเท่าไร (Quadrant 2) หรืออะไรก็ได้ที่คุณอยากทำ เป็นต้น

 

Step #4 – หยุดดินพอก หางหมู (Destroy Procrastination)

 

การจะไม่ให้ตัวเองเป็นคนดินพอกหางหมูนั้น เราต้องหมั่นนึกถึงเป้าหมายของเราอยู่เสมอ ซึ่งการที่เราตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน แล้วลงมือจัดการเป้าหมายที่จะทำให้เป็นระบบ เรียงลำดับความสำคัญว่าจะทำอะไรก่อน-หลัง สิ่งเหล่านี้จะช่วยกำจัดนิสัยผัดวันประกันพรุ่งของเราได้ และเมื่อเราวางแผนสิ่งต่างๆหมดแล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ การลงมือทำ อย่ามัวแต่คิดจะทำ เริ่มต้นทำดีกว่ามัวรอให้พร้อม เพราะเมื่อเราได้ลงมือทำแล้ว มันจะมีแรงขับที่ทำให้เราอยากลงมือไปเรื่อยๆเอง 

 

ทักษะการจัดการเวลาถือเป็นหัวใจสำคัญของทักษะทั้งหมด ถ้าไม่มีทักษะการจัดการเวลาให้เป็น ก็ไม่มีทางเกิดทักษะอื่นๆขึ้นมาหรืออาจจะทำงานได้แบบไม่เต็มศักยภาพ เพราะอย่าลืมว่าเวลามันไม่มีเพิ่มขึ้น มีแต่ลดลงๆ ทั้งๆที่คนเรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากันทั้งโลก คนที่จะใช้เวลาที่มีอยู่ได้เกิดประโยชน์สูงสุด คือคนที่ใช้ชีวิตได้คุ้มค่าที่สุด และเข้าใกล้เป้าหมายได้มากที่สุด 

……………………………………………………………………..

แชร์ประสบการณ์ฉบับแม่ค้าออนไลน์ หรือมีข้อมูลดีๆมาบอกต่อ ร่วมเม้ามอยท์ พูดคุยได้ที่นี่ 
สมาคมคนขายของและบริหารธุรกิจแบบมืออาชีพ by SHIPNITY

( Link : https://www.facebook.com/groups/1865849733720233/?source_id=805427532888306)

 

ขอบคุณเค้าโครงจาก
www.wanderlustworker.com